La comunicazione assertiva è una skill cruciale per qualsiasi leader che aspiri al successo e all’efficacia nel guidare il proprio team. Un team leader assertivo sa come esprimere le proprie opinioni, affrontare le sfide e ascoltare gli altri in modo empatico, creando così un ambiente di lavoro coeso e produttivo. In questo articolo, esploreremo l’importanza della comunicazione assertiva per un team leader e forniremo alcune strategie chiave per svilupparla.

Cos’è la comunicazione assertiva?

La comunicazione assertiva è uno stile di comunicazione che implica l’espressione chiara e diretta delle proprie idee, desideri e bisogni, rispettando allo stesso tempo le opinioni e i sentimenti degli altri. Un team leader assertivo è in grado di comunicare in modo fiducioso senza essere aggressivo o passivo. Questo stile di comunicazione è essenziale per stabilire relazioni solide, risolvere conflitti e mantenere un ambiente lavorativo positivo.

Vantaggi della comunicazione assertiva per un Team Leader

1. Costruzione di relazioni efficaci: la comunicazione assertiva favorisce la fiducia e il rispetto reciproco tra il team leader e i membri del suo team. Questa fiducia è fondamentale per creare relazioni durature basate sulla trasparenza e sulla collaborazione.
2. Risoluzione dei conflitti: un team leader assertivo affronta i conflitti con determinazione ma senza ostilità. Questo approccio aiuta a risolvere i problemi rapidamente ed efficacemente, senza causare divisioni all’interno del team.
3. Chiarezza nelle aspettative: comunicare in modo assertivo significa essere chiari sulle aspettative e le direttive. I membri del team sanno cosa ci si aspetta da loro e possono lavorare verso obiettivi definiti con maggiore precisione.
4. Sviluppo personale: la comunicazione assertiva richiede la capacità di ascoltare gli altri e di considerare diverse prospettive. Questo stimola il continuo sviluppo personale e la crescita delle competenze di leadership.

Strategie per sviluppare la comunicazione assertiva

1. Ascolto attivo: un team leader assertivo ascolta con attenzione le opinioni e i suggerimenti dei membri del suo team. Questo dimostra rispetto e apre la porta a una comunicazione bidirezionale.
2. Esprimersi in maniera chiara: evitare ambiguità è fondamentale. Comunicare in modo chiaro ed esplicito, senza linguaggio vago, aiuta a evitare fraintendimenti.
3. Gestire le emozioni: l’assertività richiede il controllo delle emozioni. Un leader che riesce a gestire le proprie emozioni è più in grado di prendere decisioni razionali anche sotto pressione.
4. Feedback costruttivo: fornire feedback in modo costruttivo è un’abilità chiave. Un team leader assertivo offre sia elogi che suggerimenti di miglioramento in modo rispettoso.
5. Negoziazione empatica: Nella gestione delle diverse opinioni, la negoziazione empatica è essenziale. Cerca un terreno comune e mostra comprensione per le esigenze degli altri.

In conclusione, la comunicazione assertiva è una competenza fondamentale per un team leader di successo. Questa abilità consente di guidare il team con fiducia, gestire conflitti in modo efficace e costruire relazioni solide. Investire nel perfezionamento della comunicazione assertiva porterà vantaggi tangibili sia per il team che per la carriera del leader.

Nello scorso articolo abbiamo visto le 5 fasi che permettono ad un gruppo di formarsi e lavorare insieme. Oggi, invece, parleremo della gestione dei conflitti: una soft-skill indispensabile per placare gli animi all’interno di un gruppo e ripristinare la produttività.

Le divergenze tra persone o colleghi sono all’ordine del giorno. Si manifestano perché ognuno di noi ha le proprie opinioni e diversi approcci alle varie situazioni che deve affrontare.

La gestione dei conflitti sul lavoro è un’abilità importantissima per poter guidare un team coeso e creare un ambiente di lavoro propositivo e motivante.

Tipi di conflitto

Esistono principalmente due tipi di conflitto: costruttivo e distruttivo.

Conflitto costruttivo

Un conflitto viene solitamente visto come qualcosa di negativo, ma non è sempre così.

In un conflitto costruttivo, anche se emerge un disaccordo tra le parti, questo può essere risolto in modo positivo. La comunicazione tra i vari membri avviene in maniera onesta e aperta. L’emotività nel confronto è praticamente nulla e il dialogo non è impulsivo ma focalizzato sulla ricerca di una soluzione al problema. Tutti i membri del gruppo si rendono conto della necessità di risolvere il conflitto in modo tale da trovare una “via di mezzo” che possa soddisfare tutti.

I punti principali di questa tipologia di conflitto sono:

• ha esiti positivi;
• rafforza le relazioni tra le parti;
• crea una crescita personale e professionale all’interno del gruppo;
• genera un confronto sano e onesto;
• migliora le prestazioni del gruppo;
• permette di trovare una soluzione condivisa;

Conflitto distruttivo

A differenza di un conflitto costruttivo, il conflitto distruttivo è caratterizzato da sentimenti di frustrazione e antagonismo. I conflitti distruttivi non determinano esiti positivi e danneggiano la produttività di un gruppo. In una situazione del genere, tutte le parti coinvolte vogliono vincere ad ogni costo: non c’è rispetto per le idee altrui, si vuole perseguire solo la propria strada e non c’è disponibilità ad una mediazione. In un conflitto distruttivo, le richieste dei vari membri del gruppo non vengono soddisfatte.

Queste situazioni minano la serenità dell’ambiente di lavoro e conducono al timore di essere aggrediti e non rispettati. Ciò che rimane è una relazione in cui non c’è fiducia e le persone perdono interesse al confronto, isolandosi. È la fine di un team di lavoro efficace.

I punti principali di questa tipologia di conflitto sono:

• ha esiti negativi;
• distrugge la relazioni tra le parti;
• crea disagi all’interno del gruppo;
• mancanza di confronti sani;
• peggioramento delle prestazioni del gruppo;
• crea una possibile situazione di stallo all’interno del team;

Come si possono gestire questi conflitti all’interno di un gruppo?

Ovviamente non esiste una regola che possa funzionare per tutti i gruppi, ogni persona è diversa e ogni gruppo ha delle dinamiche interne che variano in base alla sua composizione. Possiamo però individuare alcune “regole base” su cui si può provare a lavorare per gestire i conflitti all’interno del team:

Ascoltare e rispettare l’opinione degli altri

Bisogna saper ascoltare le idee di tutte le persone coinvolte all’interno del gruppo. E’ necessario capire il motivo per cui le persone sono arrabbiate e concedere loro il modo di esporre la propria posizione.

In questo modo, dopo che tutti i membri del team avranno esposto il loro punto di vista, sarà possibile avere una panoramica chiara della situazione e iniziare a ragionare su una possibile via di risoluzione condivisa.

Ogni membro deve avere lo stesso valore degli altri, senza che l’opinione venga influenzata dalla seniority o dal livello “organizzativo” personale (livello contrattuale, posizione all’interno dell’azienda ecc..).

Bisogna capire quali sono i punti d’attrito che scatenano il conflitto e quali sono le emozioni coinvolte.

Essere imparziale e valutare in maniera equa ogni proposta emersa

Per gestire i conflitti è necessario essere imparziali. E’ importante assumere un atteggiamento imparziale, senza giudicare, criticare apertamente o propendere per l’uno o l’altro dei membri coinvolti nel conflitto.

Ad esempio, un’idea proposta dal membro junior del team, deve avere lo stesso valore dell’idea proposta da quello con più esperienza. Non è detto infatti che una figura junior non sia in grado di portare un valore aggiunto al gruppo e debba solamente essere “passivo” durante le fasi di confronto.

Bisogna essere “mediatori”

Bisogna essere mediatori al fine di poter trovare una soluzione condivisa, un terreno in cui tutti i membri del team si trovano a loro agio e dove ritengono che la loro idea e le loro opinioni siano state rispettate.

E’ importante quindi che all’interno di un gruppo si crei un rapporto di fiducia e trasparenza che possa portare ogni membro a sentirsi libero di esprimere la propria idea e la propria opinione. In questo modo, quando si presentano dei problemi o si palesa la necessità di affrontare un disaccordo tra membri, l’unica tipologia di conflitto che potrebbe emergere è quella “costruttiva”.

Fondamentale è mantenere una comunicazione aperta e incentivare i confronti al fine di mantenere alto l’umore del team e quindi anche la sua produttività.

Possiamo quindi riassumere dicendo che le chiavi fondamentali per poter gestire il conflitto all’interno del gruppo sono: saper ascoltare e rispettare il punto di vista di ognuno, essere imparziali e non farsi coinvolgere da posizioni o emozioni personali, comunicare in maniera aperta e trasparente con gli altri membri del team.

Come alcuni di voi sanno, ho mille passioni e una di queste è quella legata al mondo del “Team Management”. Dopo aver partecipato ad alcuni corsi proposti dall’Università di Trento, ho iniziato a leggere alcuni libri su questo tema e ad osservare come “la teoria” dei libri e delle slide fosse presente nella realtà quotidiana. Una delle teorie più citate nel mondo del Team Management è quella denominata “Group Development Theory” del Professor Tuckman.

Nel 1965 Tuckman, professore di psicologia educativa alla Ohio State University, studiò l’evoluzione delle relazioni nei rapporti di gruppo in ambito lavorativo, elaborando un modello specifico. Secondo Tuckman, infatti, un team per crescere e svilupparsi deve attraversare 5 fasi (inizialmente erano 4): Forming, Storming, Norming, Performing, Adjourning.

Forming (fase della formazione)

La fase di “formazione” avviene quando i membri del team si incontrano per la prima volta. In questa fase ogni membro “studia” l’altro attraverso la condivisione dei valori e delle capacità, si iniziano a formare le prime opinioni e si cercano di stabilire le prime regole di comportamento. Durante la fase di “Forming” ogni membro inizia a muoversi verso un determinato ruolo all’interno del team. La pressione e l’urgenza di iniziare il progetto porta immancabilmente alla fase successiva.

Storming (fase del conflitto)

Secondo Tuckman la fase di Storming (da “Storm” che significa tempesta) è inevitabile. I membri del team si sfidano a vicenda per lo status e per l’accettazione delle loro idee. Hanno opinioni diverse su cosa dovrebbe essere fatto e come dovrebbe essere fatto e ciò causa spesso conflitti all’interno del gruppo.

In questa fase i membri iniziano a consolidare la struttura organizzativa del team, con possibilità di aggiustamenti. Una volta consolidata la struttura, i membri iniziano a collaborare, stabiliscono definitivamente ruoli e responsabilità e si cominciano ad affrontare i problemi insieme.

In questa fase il team è chiamato a sviluppare consapevolezza di sé e del proprio funzionamento interno.

Come avviene l’assegnazione dei ruoli all’interno di un gruppo “auto-costituito” (che si forma da zero)? Affronterò questo tema in un articolo dedicato dato che si tratta di un argomento complesso. Sarà un post interessante in quanto andremo a toccare argomenti di psicologia, società e legati al mondo del “branco”.

Norming (fase della coesione)

Quando il team entra in questa fase, comincia ad essere produttivo ed efficace. I membri del team non sono più focalizzati sui loro obiettivi individuali ma sono focalizzati sullo sviluppo del gruppo e sul raggiungimento dei risultati migliori.
In questa fase il team ha concordato come lavorare insieme, come comunicare e come risolvere i conflitti interni.

Gli indicatori di un malfunzionamento del team sono:

• mancanza di comunicazione;
• ruoli, responsabilità e aspettative poco chiare;
• i membri sono superficiali nella qualità del proprio lavoro;
• i membri del team lavorano da soli;
• i membri incolpano gli altri per ciò che va storto, nessuno accetta la responsabilità;
• i membri non si supportano a vicenda;
• i membri sono spesso assenti e vivono con superficialità i momenti di confronto o le attività di gruppo;

Performing (fase della prestazione)

In questa fase, il team sta funzionando a pieno ritmo. I membri si conoscono e sanno come lavorare insieme. Il team è fortemente motivato.

In caso di conflitti, i membri del gruppo sono in grado di raggiungere velocemente un consenso senza interrompere i progressi fatti. Se ci dev’essere un cambiamento, il team arriva ad un accordo senza dover coinvolgere figure esterne.

Ruoli ben definiti e una forte coesione del gruppo portano il team ad essere efficace e produttivo.

In questa fase le performance sono al massimo.

Adjourning (fase della sospensione)

Questa fase è prevista soprattutto nei team che nascono e “muoiono” con progetti ben definiti. Questa fase è infatti quella conclusiva: il progetto è finito, gli obiettivi sono stati raggiunti e il team si scioglie.

C’è la possibilità di una regressione?

Sì, in ogni momento ci può essere una regressione.

Ad esempio, può esserci una regressione verso la fase di forming causata dall’ingresso di nuovi membri nel gruppo. Se ci sono cambiamenti significativi in grado di rompere gli equilibri del team, la regressione è dietro l’angolo.

C’è la possibilità di stallo?

Riprendendo un’iconica scena di Aldo, Giovanni e Giacomo: secondo me sì. Come si può progredire e regredire, può succedere che un gruppo resti bloccato in una delle fasi appena illustrate. Principalmente lo stallo potrebbe avvenire tra la fase di Forming e quella di Storming.

Come fare quindi a portare avanti il lavoro in un team che è “bloccato”? In questo caso è necessaria una figura autoritaria esterna al gruppo che prenda in mano la situazione. Le metodologie Scrum aiutano molto in quanto prevedono delle figure esterne che possono coordinare il gruppo ed accompagnarlo fino alla fine del progetto. Ovviamente questa dinamica può portare al completamento dei progetti ma in maniera poco efficiente e senza l’autonomia che un team dovrebbe avere.

Affronteremo però questo argomento in un prossimo articolo.